הכרה בהוצאות אחזקת כלי רכב בחברה שרשומים על שם העובדים

ניתן להכיר בהוצאות אחזקת רכב המשמש לייצור הכנסה בחברה גם אם הרכב רשום על שם העובד ולא על שם החברה. הגדרת "רכב" בתקנות מס הכנסה אינה מותנית בבעלות משפטית, אולם התרת ההוצאה כרוכה בדרך כלל בזקיפת "שווי שימוש" כהכנסת עבודה בידי העובד או במיסוי התשלומים כקצובה. במקרים מסוימים של החזר הוצאות ממשיות עבור פעילות החברה, ניתן להכיר בהוצאה ללא זקיפת שווי, בכפוף לעמידה במבחני הפסיקה והוראות הדיווח.

השאלה המשפטית

האם חברה רשאית לנכות כהוצאה את עלויות האחזקה של כלי רכב הרשומים על שם עובדיה (שאינם קרובי משפחה של בעל המניות), ומהן ההשלכות המיסויות על החברה ועל העובד בנסיבות אלו?

המסגרת הנורמטיבית 

1. פקודת מס הכנסה: סעיף 2(2) קובע כי תשלומים להחזקת רכב שניתנו לעובד יראו אותם כהכנסת עבודה.  סעיף 31 מעניק לשר האוצר סמכות לקבוע הגבלות על ניכוי הוצאות רכב.
2. תקנות מס הכנסה (ניכוי הוצאות רכב), התשנ"ה-1995: מגדירות "רכב" כרכב נוסעים פרטי, מסחרי וכו', "בין שבבעלותו של הנישום ובין שלא בבעלותו" 
3. תקנה 3 לתקנות ניכוי הוצאות רכב: קובעת כי הוצאות החזקת רכב שהמעביד העמיד לרשות עובדו יותרו בניכוי במלואן (בכפוף לזקיפת שווי שימוש) 
4. פסיקה מרכזית:
   • עמ"ה 2/90 סנונית הנדסה בע"מ נ' פקיד השומה ירושלים: הכרה בהוצאות רכב שהעובד העמיד לרשות החברה כהוצאה מותרת בניכוי .
   • ע"א 431/69 פקיד השומה נ' דרבי חימיקלים בע"מ: דיון באפשרות להתיר פחת על נכס המשמש בייצור הכנסה גם אם אינו בבעלות המעביד .

ניתוח

1. שאלת הבעלות על הרכב: תקנות ניכוי הוצאות רכב קובעות במפורש כי הגדרת "רכב" לצורך התרת הוצאות חלה בין אם הרכב בבעלות הנישום ובין אם .  מכאן, שעצם העובדה שהרכב רשום על שם העובד אינה שוללת מהחברה את האפשרות לתבוע את הוצאות אחזקתו, כל עוד הרכב משמש לייצור הכנסתה.

2. סיווג התשלום: החזר הוצאות מול טובת הנאה:   קיימת אבחנה מהותית בין שני מצבים:

• החזר הוצאות ממשיות (מודל "סנונית"): בפסק הדין בעניין סנונית הנדסה  נקבע כי כאשר עובד מעמיד את רכבו הפרטי לרשות החברה לצורך ייצור הכנסתה, והחברה מחזירה לו הוצאות משתנות (כגון דלק ותיקונים) עבור הנסיעות העסקיות בלבד, אין מדובר בטובת הנאה לעובד אלא בהחזר הוצאות של המעביד. במקרה כזה, ההוצאה מותרת בניכוי לחברה (מעל רף הקילומטרים שנקבע בתקנות) ואינה נחשבת להכנסה חייבת בידי העובד.
• רכב צמוד (רישום על שם העובד): אם החברה נושאת בכל הוצאות הרכב של העובד (כולל הוצאות קבועות כמו ביטוח ורישוי), הדין רואה בכך "רכב שהמעביד העמיד לרשות עובדו". במצב זה, החברה רשאית לנכות את מלוא הוצאות. אך היא מחויבת לזקוף לעובד "שווי שימוש ברכב" כהכנסת עבודה לפי תקנות שווי השימוש .

3. חובת הניכוי במקור והדיווח: כל תקבול שמקבל עובד בגין רכבו, בין אם לפי קילומטראז' ובין אם לכיסוי הוצאות ממשיות, חייב במס בשלב הניכוי במקור כחלק משכרו של העובד, אלא אם הוכח שמדובר בהחזר הוצאות טהור לייצור הכנסת המעביד. תקנה 6 לתקנות ניכוי הוצאות רכב מתנה את התרת ההוצאה ברישום מדויק של קריאת מונה הקילומטרים בתחילת ובסוף השנה .

4. סוגיית הפחת : בפסק דין דרבי חימיקלים עלתה הטענה כי מעביד אינו יכול לתבוע פחת על רכב שאינו בבעלותו. עם זאת, בית המשפט העליון ציין כי אין זה סביר שלא להתיר פחת על נכס המשמש בייצור הכנסה והולך ומתבלה, וכי סעיף 22 לפקודה עשוי לאפשר פתח להתיר פחת גם בנסיבות אלו, אם כי הנושא נותר מורכב מבחינה פרוצדורלית כאשר הבעלות אינה של החברה.

מסקנה והמלצות

1. הכרה בהוצאות: החברה רשאית לנכות את הוצאות אחזקת הרכב הרשום על שם העובד, ובלבד שהן שימשו לייצור הכנסתה.
2. מסלול רכב צמוד: אם החברה משלמת את כל הוצאות הרכב, עליה לזקוף לעובד שווי שימוש בתלוש השכר. במקרה זה, כל הוצאות הרכב יותרו לחברה בניכוי .
3. מסלול החזר הוצאות: אם החברה מחזירה לעובד רק הוצאות משתנות עבור נסיעות עסקיות ספציפיות, ניתן לטעון כי אין מדובר בהכנסה בידי העובד (לפי הלכת סנונית), אך יש להקפיד על תיעוד קפדני של נסיעות וקילומטראז .
4. תיעוד: חובה לנהל רישום של קריאות מונה הקילומטרים כנדרש בתקנה 6 כדי להבטיח את התרת ההוצאה .
5. יש לבחון כל מקרה לגופו, במיוחד את היחס בין הקילומטראז' העסקי לפרטי, שכן הוצאות רכב נחשבות ל"הוצאה מעורבת" שקשה להפריד בה בין החלק העסקי לפרטי 
6. האבחנה שצוינה בשאלה לגבי "קרובי משפחה של בעל המניות" חשובה, שכן בעסקאות עם בעלי שליטה או קרוביהם עשוי פקיד השומה לבחון את סבירות ההוצאה ותנאי השוק (Arm's Length) ביתר שאת.